5 caractéristiques que tout produit de salle de contrôle de bonne conformité aura
Les salles de contrôle ne sont plus réservées aux grandes banques. Si vous êtes à la recherche d’une solution logicielle, voici ce qu’il faut rechercher
Autrefois, les salles de contrôle étaient presque exclusivement l’apanage des banques d’investissement ou d’institutions financières de taille similaire : de grandes entreprises très actives avec des transactions importantes et très actives qui nécessitaient une surveillance constante par une équipe de spécialistes formés pour détecter les conflits d’intérêts potentiels et gardez-les sous contrôle. Ces entreprises ont encore, potentiellement plus que jamais, besoin de salles de contrôle . Mais on se rend de plus en plus compte que les salles de contrôle – et la gamme émergente de solutions logicielles qui répondent spécifiquement à leurs besoins hautement spécialisés – peuvent être utiles à un éventail beaucoup plus large de sociétés financières qu’on ne le pensait auparavant.
« Lorsque nous avons commencé à développer Compliance Control Room « , explique Tim Ward, directeur de la stratégie produit et du marketing chez StarCompliance, « nous pensions que le produit final s’appliquerait exclusivement aux banques d’investissement : le monde des fusions et acquisitions, des introductions en bourse, des offres de dette, etc. Au cours du développement, nous avons appris qu’il existe de bons cas d’utilisation pour toutes sortes d’autres entreprises. Quiconque gère MNPI, par exemple, a un bon cas d’utilisation de la Compliance Control Room, tout comme les entreprises qui accordent des prêts ou des financements ou qui détiennent des participations importantes. »
Ainsi, que votre entreprise arbore un profil de salle de contrôle traditionnel (avec des volumes de données liées aux transactions zigzaguant dans toutes les directions) ou une fonction de conformité moins chaotique mais non moins essentielle, voici une liste de fonctionnalités essentielles que vous devriez rechercher lors de vos achats. une solution logicielle de salle de contrôle.
1. FACILITÉ D’UTILISATION
La facilité d’utilisation devrait aller de soi, mais aussi longtemps que les logiciels sous toutes leurs formes existent, ce n’est malheureusement pas le cas ; il existe encore de nombreux logiciels d’entreprise qui ne sont pas conçus avant tout en pensant à l’utilisateur final.
Votre logiciel de salle de contrôle va s’entraîner. L’objectif est de supprimer le fardeau fiscal manuel ou semi-manuel auquel votre équipe de conformité est actuellement confrontée : essayer de savoir qui est impliqué dans quoi et qui a dit quoi à qui pour les centaines ou les milliers de transactions que votre société financière d’entreprise peut conclure. mouvement, peut-être au mieux avec un mélange rudimentaire de feuilles de calcul et de courrier électronique.
Les équipes des salles de contrôle sont généralement petites et accordent une grande importance à leurs performances. Un logiciel de salle de contrôle intuitif et facile à utiliser pour vos collaborateurs de première ligne, y compris les parties prenantes des transactions, se traduira par moins de stress, une efficacité accrue et moins de risques d’erreurs susceptibles de mettre votre entreprise en danger.
2. FACILITÉ D’INTÉGRATION
La facilité d’intégration est le type de fonctionnalité d’un logiciel d’entreprise qui est trop facilement et trop souvent négligée. Pour que votre logiciel de salle de contrôle fasse réellement son travail et fonctionne au maximum de ses capacités pour vérifier et analyser les données critiques des transactions provenant de l’ensemble de votre entreprise, il doit être connecté aux autres systèmes de l’entreprise. Ceux-ci peuvent inclure la gestion des transactions, la gestion des commandes, les ressources humaines et les systèmes de recherche.
Lors de la mise en œuvre de votre nouveau logiciel de salle de contrôle, l’une des priorités de l’équipe du fournisseur sera de l’intégrer à ces systèmes existants. Un logiciel conçu dans un souci de facilité d’intégration rendra votre mise en œuvre plus fluide et plus rapide. Cela contribuera également à maintenir un flux de données fiable lorsque votre nouvelle plate-forme de salle de contrôle sera opérationnelle et réellement utilisée au quotidien. Et à une époque où les entreprises dépendent autant d’applications externes pour mener leurs activités principales que d’applications internes, des intégrations faciles peuvent faire toute la différence en matière de logiciels de salle de contrôle.
3. LA VUE LA PLUS LARGE POSSIBLE DU MNPI
De nombreuses informations cruciales circulent à tout moment dans une institution financière. Et il n’est en aucun cas garanti que ce MNPI provienne uniquement du côté transactionnel d’une entreprise. Cela peut tout aussi bien provenir du public. Mais vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne connaissez pas, et peu importe d’où cela vient, la disparition de MNPI peut mettre en danger les transactions et la réputation.
Garder une trace de toutes ces informations erronées est l’une des tâches les plus importantes d’une salle de contrôle. Ainsi, un logiciel qui offre à votre équipe la vue la plus large possible de MNPI est essentiel à la mission. Recherchez une plate-forme qui offre une fenêtre sur le côté public d’une entreprise et du côté des transactions, avec une capacité de reporting à l’échelle de l’entreprise qui permet à tout le monde dans l’entreprise de signaler rapidement et facilement la réception du MNPI, garantissant ainsi que l’activité en question parvient à la salle de contrôle et que les mesures appropriées sont prises.
4. INTÉGRITÉ ET VISIBILITÉ DES DONNÉES ASSURÉES
Un fournisseur de logiciels de conformité doit agir ensemble lorsqu’il s’agit de sécuriser vos données. Recherchez un fournisseur qui fait tout son possible, au moins sur son site Web, pour rassurer les clients et les prospects sur les efforts qu’il déploie pour s’assurer que toutes les données qu’il est chargé de gérer sont conservées dans un environnement sécurisé. Cela peut inclure des mesures physiques, comme le placement de ses serveurs dans des cages verrouillées dans une installation surveillée, ou des mesures réseau et applicatives, comme la technologie de défense en profondeur et l’authentification unique .
L’intégrité et la visibilité des données renvoient également à l’idée selon laquelle la salle de contrôle d’une société financière doit être l’endroit où toutes les données liées aux transactions circulent pour être organisées, analysées et enregistrées. Et l’équipe de la salle de contrôle ainsi que les responsables de la conformité doivent avoir la certitude absolue que tout ce qui passe par ce lien d’informations est là non seulement à des fins d’analyse immédiate et de conclusion de transactions, mais également pour un examen ultérieur si le besoin s’en fait sentir. En d’autres termes, une bonne tenue des registres et des suivis de commandes sont des caractéristiques aussi essentielles que n’importe quelle autre lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de salle de contrôle.
La visibilité des données permet également une bonne génération de rapports et une bonne préparation aux audits. Votre logiciel doit être capable de conserver une piste d’audit détaillée pour chaque événement de modification, de création ou de suppression. Il doit également être capable de générer des informations de gestion significatives et des analyses pertinentes sur tous les aspects clés de l’activité de transaction, y compris les conflits, les violations et les résolutions. Tout cela pour toute transaction en cours par l’entreprise et à tout moment du cycle de vie de la transaction.
5. UN CENTRAGE SUR LA CENTRALISATION ET LA RATIONALISATION
Les salles de contrôle sont des centres névralgiques et sont déjà des endroits suffisamment occupés. Les équipes de salle de contrôle ont donc besoin de toute l’aide possible. Le logiciel doit être construit à partir de zéro pour centraliser, rationaliser et faire tout son possible pour simplifier les opérations de la salle de contrôle. Pour les sociétés financières qui opèrent à la fois au niveau national et international, cela signifie offrir à toutes les parties prenantes (comme les membres des équipes de transaction, les équipes de salle de contrôle et les responsables de la conformité) une plate-forme unique et connectée à l’échelle mondiale à partir de laquelle elles peuvent effectuer des mises à jour sur les transactions, lancer des demandes de flux de travail et afficher les informations et les données clés sur les transactions.
La gestion des listes de surveillance et des listes restreintes est une autre activité en tête de la liste de tâches d’une salle de contrôle. Recherchez un logiciel doté de fonctionnalités complètes de gestion de listes, idéalement capables d’associer des entrées au niveau du projet et au type de restriction requis, ainsi que de publier des listes de surveillance ou des listes restreintes aux systèmes en aval. Avoir une multitude de transactions en cours est une bonne chose, à condition que votre équipe de salle de contrôle puisse rester au courant de tout cela.
