4 façons de savoir que vous avez besoin d’automatiser votre salle de contrôle
Si vous n’êtes toujours pas convaincu des avantages de l’automatisation, ou si vous avez affaire à des sceptiques au sein de votre organisation, ce blog peut vous aider.
Les salles de contrôle sont le centre nerveux d’une entreprise financière. Le lien par lequel toutes les données relatives à l’opération doivent passer pour être organisées, analysées et enregistrées. Mais aussi importantes soient-elles pour la sécurité et la rentabilité de l’entreprise, les salles de contrôle sont généralement gérées par une équipe réduite : cinq ou six personnes environ, chargées de contrôler les conflits d’intérêts potentiels pour des centaines, voire des milliers d’opérations, toutes simultanément en mouvement et avec toutes les données croisées que cette activité implique.
Sûr et rentable. C’est là que le bât blesse. Les affaires doivent être réglées rapidement, afin d’éviter toute perte d’activité. Mais la rapidité ne doit pas compromettre la diligence : il s’agit de s’assurer qu’aucune ligne interne ou externe n’est franchie qui ne devrait pas l’être. C’est la bataille que les équipes des salles de contrôle mènent chaque jour, armées peut-être uniquement de feuilles de calcul et de chaînes de courrier électronique. Mais il est de plus en plus difficile de gagner cette guerre du 21e siècle avec des armes du 20e siècle. La réglementation est en hausse au niveau mondial, de plus en plus d’opérations sont réalisées au-delà des frontières et des blocs commerciaux, et les institutions financières elles-mêmes opèrent à un niveau de plus en plus complexe.
L’automatisation peut vous aider. Nous vous le promettons. Mais si vous n’êtes pas encore totalement convaincu, ou si vous cherchez peut-être quelques arguments supplémentaires à présenter à la direction de votre entreprise, ce qui suit peut vous aider.
1. Augmentation du chiffre d’affaires
Les équipes des salles de contrôle constituent l’élite du monde de la conformité. En ce qui concerne les opérateurs de première ligne, ils ont généralement plus d’expérience que n’importe qui d’autre dans le service. Leur travail est très médiatisé et leurs performances font l’objet d’une attention particulière de la part de la direction générale, étant donné que la partie transactionnelle d’une entreprise est traditionnellement un centre de profit important. Une fois encore, ce petit groupe est soumis à une forte pression pour conclure des transactions rapidement et en toute sécurité.
Si vous constatez une rotation de l’équipe de votre salle de contrôle, plus importante qu’à l’accoutumée ou plus importante que vous ne le souhaitez, l’automatisation peut faire toute la différence. Le bon logiciel de salle de contrôle organisera le torrent d’informations qui arrive, automatisera les aspects les plus fastidieux et les plus abrutissants de la gestion, et permettra à vos employés les plus performants de faire le travail cognitif supérieur qu’ils devraient faire de toute façon.
2. AUGMENTATION DES VIOLATIONS
Une évidence, mais qui mérite sans doute qu’on s’y attarde un peu plus. Si les régulateurs vous parlent de plus en plus de choses dont vous ne voulez pas entendre parler, c’est peut-être le signe que votre salle de contrôle a perdu le contrôle. Et si vous avez confiance dans les personnes qui travaillent dans la salle de contrôle, il convient de se demander si elles sont taxées au point de ne plus pouvoir faire leur travail.
Même s’ils ne semblent pas surchargés, il se peut que le « système » manuel ou semi-manuel en place dans la salle de contrôle ne leur fournisse pas les informations dont ils ont besoin, dans le format approprié, pour faire ce qu’ils ont à faire. Les entreprises de taille importante ont une surabondance de données sur les transactions en zigzag qui doivent être rassemblées et cataloguées. Mais même les petites entreprises doivent surveiller de près les listes de surveillance et les listes restreintes. Les logiciels de salle de contrôle ne sont plus réservés aux grandes banques d’investissement.
3. MOINS D’OPÉRATIONS FAITES
Là encore, pour une grande banque ou une institution financière de taille similaire, l’activité de transaction peut être un centre de profit important. Les transactions doivent être conclues avec diligence, mais aussi rapidement. Vos équipes de vente sont très probablement en concurrence avec des équipes de vente d’autres entreprises, toutes travaillant contre la montre pour mettre au point la meilleure offre pour un client dans un délai donné, ou peut-être simplement le plus rapidement possible.
L’heure tourne pour l’équipe chargée de la transaction, mais aussi pour l’équipe de la salle de contrôle. Un bon logiciel de salle de contrôle ne se contente pas d’alléger les tâches manuelles auxquelles votre équipe de salle de contrôle est confrontée pour trier les faits, mais il fournit également l’image la plus complète de la situation. Ainsi, si votre entreprise a constaté une diminution du nombre de transactions conclues avec succès, le logiciel adéquat pourrait changer la donne.
4.DES AUDITS PARFAITEMENT DIFFICILES
Les audits, ou examens réglementaires, ne sont certainement jamais les bienvenus, mais ils ne doivent pas nécessairement être les épreuves qu’ils sont parfois. Une suite complète d’audits et de rapports fait partie intégrante de tout bon logiciel de salle de contrôle. Une telle suite conservera une piste d’audit détaillée pour chaque événement de création, de modification ou de suppression d’une opération. Il génère des informations de gestion significatives et des analyses perspicaces sur tous les aspects clés de l’activité commerciale, y compris les conflits, les violations et les résolutions.
Et il sera éternellement prêt à être audité, à tout moment du cycle de vie de la transaction. Cette capacité s’applique aux audits internes et externes. Un logiciel de salle de contrôle doté d’une bonne capacité d’archivage peut également offrir une plus grande tranquillité d’esprit aux employés de la salle de contrôle, c’est-à-dire que la capacité de comprendre les détails de la manière dont une transaction a été traitée peut fournir une visibilité non seulement sur un travail mal fait, mais aussi sur un travail bien fait.