3 façons d’optimiser les formations et les logiciels de conformité
Vous craignez que vos employés ne tirent pas le meilleur parti de leur logiciel de conformité, ce qui les rend moins enclins à l’utiliser et expose l’entreprise à un risque accru d’infraction à la réglementation ? Voici comment tirer le meilleur parti de la formation à votre logiciel de conformité et, par conséquent, de votre logiciel de conformité.
La formation traditionnelle des employés a tendance à avoir un début et une fin bien définis. Une fois que les entreprises ont intégré leurs employés, ceux-ci suivent des cours et accèdent aux fonctions pour lesquelles ils ont été embauchés. Mais dans de nombreuses circonstances, la formation la plus efficace n’a pas de fin ; elle est continue et aide les employés à apprendre de nouvelles choses au fur et à mesure. Certaines professions adoptent cette méthodologie. Les pilotes, par exemple, ne cessent pas d’apprendre après leur formation initiale. Ils doivent suivre régulièrement des formations tout au long de leur carrière pour conserver la validité de leur licence.
Les employés des services financiers peuvent bénéficier de structures de formation conçues de la même manière, en particulier lorsqu’il s’agit de logiciels de conformité. Les responsables de la conformité peuvent introduire des logiciels pour aider les employés à accomplir les tâches de conformité plus efficacement, mais sans une formation adéquate et continue sur la plateforme, ils risquent de n’être qu’un ajout frustrant à des journées de travail déjà bien chargées. Si l’objectif est de faciliter l’accomplissement des tâches de conformité par les employés, vous devez les former régulièrement. Il est peu probable qu’ils se souviennent des détails de l’exécution de toutes les tâches nécessaires lors d’une grande session de formation initiale, surtout s’ils n’ont pas besoin d’effectuer ces tâches de conformité avant des semaines, voire des mois.
ADAPTER LA FORMATION À LA CONFORMITÉ POUR RÉPONDRE AUX BESOINS DES EMPLOYÉS LÀ OÙ ILS SE TROUVENT
La formation continue est donc la clé de l’adoption des logiciels, et lorsque vos employés utilisent correctement votre logiciel de conformité, ils peuvent contribuer à réduire le risque pour votre entreprise de dépasser les limites réglementaires. La plateforme STAR intègre une formation continue dans ses flux de travail, de sorte que chaque fois que les employés commencent une nouvelle tâche, ils peuvent consulter un guide qui leur explique comment l’accomplir étape par étape. Par ailleurs, les responsables de la conformité peuvent prendre quelques mesures pour s’assurer que la formation continue en matière de conformité est utile pour les employés :
1. RENDEZ LA FORMATION ACCESSIBLE
Le meilleur moyen de former les employés d’une manière qui restera gravée dans leur mémoire est de créer un lien significatif. Démontrez comment les plateformes de conformité, les nouvelles réglementations ou tout autre sujet lié à la conformité sur lequel vous donnez une formation s’appliquent à leur travail quotidien. Utilisez des exemples de la vie réelle pour rendre les informations que vous voulez qu’ils connaissent plus mémorables et plus significatives. Lorsque les employés comprennent en quoi les informations qui leur sont transmises leur seront utiles dans leur travail, ils sont plus enclins à les écouter attentivement et à mieux les retenir.
2. S’ENTRAÎNER EN PETITS GROUPES ET PAR COURTES PÉRIODES
Les longues sessions de formation avec de grands groupes de personnes peuvent être fastidieuses et ennuyeuses. Et si le groupe comprend un mélange d’employés ayant des rôles et des responsabilités différents, il est peu probable que tout ce qui est présenté soit pertinent pour toutes les personnes présentes. L’attention diminuera et les employés risquent de ne pas pouvoir retenir les informations qui sont réellement importantes pour eux. Grâce à des groupes plus restreints répartis par fonction, les employés peuvent apprendre de manière plus ciblée et plus applicable. Les sessions de formation peuvent également être plus courtes, ce qui est un meilleur moyen de maintenir l’attention des employés.
3. UTILISER DES MÉDIAS ATTRAYANTS POUR RENDRE LA FORMATION MÉMORABLE
La formation aux logiciels de conformité ne doit pas ressembler à la lecture d’un manuel juridique. Les supports de formation seront beaucoup plus utiles si les employés peuvent facilement les comprendre et s’y impliquer. Par exemple, de courtes vidéos peuvent constituer d’excellentes incitations à la formation. Ils sont rapides, visuels et constituent un format familier pour les employés. Les fiches de conseils et les listes de contrôle interactives sont également utiles ; elles permettent aux employés de s’approprier leur propre formation.
La formation devrait être plus qu’une case que les employés doivent cocher avant de pouvoir effectuer leur « vrai » travail. Elle doit consister en des opportunités de formation continue qui apportent de la valeur et les aident à faire leur travail de manière plus efficace. En ce qui concerne les logiciels de conformité, la formation continue permet de s’assurer que les employés s’acquittent de leurs tâches de conformité et contribuent ainsi à éviter à votre entreprise de se retrouver dans l’eau chaude sur le plan réglementaire.
