5 étapes pour un processus de certification plus simple et plus facile

Les organismes de réglementation utilisent les taux d’achèvement des certificats comme une mesure approximative de la santé du programme de conformité global d’une entreprise. Obtenir de bons certificats signifie obtenir le bon processus et la bonne technologie

Dites à quelqu’un que vous travaillez dans la conformité, et vous pouvez voir ses yeux glacés sur. Commencez à parler de votre travail, et vous pouvez les trouver luttant pour étouffer un bâillement. Laissez les étrangers penser ce qu’ils aiment. Pour le responsable de la conformité, l’art et la science du travail – gérer l’intersection continue et complexe des personnes, des politiques et des réglementations pour minimiser les risques et maximiser le flux de travail – est infiniment fascinant.

Mais même l’agent de conformité le plus enthousiaste redoute probablement les certifications : la poursuite des employés de haut en bas de l’organigramme pour les amener à faire ce qui, en fin de compte, n’est pas une tâche terriblement longue ou ardue. Pourtant, les gens résistent, et c’est le travail de l’agent de conformité de veiller à ce que chaque dernière personne de l’entreprise termine ses certifications dans les délais requis. Les organismes de réglementation le savent. Ils savent qu’il est difficile d’atteindre ce taux d’achèvement de 100 %. En tant que tel, ils le voient comme un indicateur – un signe de la façon dont le programme de conformité est géré dans l’ensemble, c’est-à-dire que si une entreprise obtient les bons certificats, elle obtient probablement le reste de son programme de conformité.

Obtenir de bonnes certifications signifie prendre le dessus sur le processus. La liste de contrôle suivante vous aidera à le faire. La technologie peut maintenant également rendre le processus de certificats beaucoup plus facile. Le logiciel de conformité a évolué au point où les responsables de la conformité peuvent déléguer plus de responsabilités pour l’achèvement des certificats vers le bas tout en restant plus au courant de l’état global du taux d’achèvement de l’entreprise. Plus d’infos sur l’obtention de la technologie droit plus tard.

BIEN FAIRE LES CHOSES
1. Préparation : Préparez, préparez, préparez, préparez-vous, puis préparez-en d’autres. Comme dans toute entreprise importante, bon nombre des choses qui peuvent mal tourner dans un processus impliqué comme les certificats peuvent être dirigées par une planification réfléchie et approfondie. Le temps passé à se préparer maintenant sera du temps gagné plus tard, pas de brouillage pour réparer les choses.

• Changements de politique — Sur le plan réglementaire, y a-t-il eu des changements depuis la dernière série de certifications qui auront une incidence sur cette ronde ?
• Leçons apprises — Du côté de l’entreprise, y a-t-il quelque chose que vous devriez changer en fonction des résultats de la dernière ronde ?
• Vérifier les destinataires : une base absolue qui est assez facilement négligée. La vérification des destinataires signifie maintenant des rapprochements plus faciles plus tard.
• Mises à jour système : il est maintenant temps de mettre à jour les alertes, les dates ou le langage de certification, le cas échéant.
• Notification de précert — Il est maintenant temps d’envisager d’envoyer une notification de pré-certificat. « Cela s’en vient. Préparez-vous pour cela.
• Formation des employés — Ne jamais être sous-estimé, surtout s’il y a la perception qu’il est difficile de remplir un certificat. Envisagez des cours ou au moins une séance de questions-réponses.
• Fils des courtiers — Vos fils sont-ils complets ? De bons flux de courtiers et un logiciel de conformité entièrement automatisé rendront le processus de certification beaucoup plus facile.
• Sensibilisation générale — Comment voulez-vous faire connaître cela ? Un rappel sur le tableau de bord de la plateforme de conformité ? Un blurb sur le système de télévision de bureau ou le forum de discussion de l’entreprise ?
• Dates d’échéance — Jusqu’à quel point avant la date d’échéance réglementaire fixez-vous la date d’échéance de votre entreprise  ? Les gens partent en vacances ou ont un voyage de travail et peuvent légitimement manquer la période des certificats.

2. Test : Bien que répertorié comme phase deux du processus de certificats, il fait toujours techniquement partie de la préparation à la délivrance réelle. C’est là que vous mettez toute votre planification réfléchie et approfondie en action d’une manière contrôlée et limitée. Les tests peuvent grandement aller dans l’orientation des problèmes dans le processus de certification finale.

• Auto – Passez en revue et programmez tous les facteurs et considérations ci-dessus et envoyez-vous la séquence de certification. C’est votre première occasion de peaufiner l’émission réelle.
• Équipe de conformité : testez maintenant votre grande stratégie sur un autre ensemble d’yeux pointus et chevronnés. C’est votre deuxième occasion de peaufiner l’émission.
• Groupe de contrôle : il s’agit maintenant d’un lot d’utilisateurs de test : un petit groupe d’employés fiables qui recevront les certificats finaux. Tout cela devrait vous laisser avec une séquence bien rodée.

3. Question en litige : Vous avez fait vos devoirs, fait beaucoup de tests et avez une séquence aussi bien préparée et bien réfléchie que possible. Mais même les plans les mieux conçus ne peuvent pas tout expliquer. Au fur et à mesure que les certifications sortent, attendez-vous à ce que des réponses confuses reviennent.

• Date et heure d’émission — C’est le jour et l’heure que vous émettez les certificats, et obtient à maximiser la réponse. La journée est-elle proche d’un jour férié ? Quel est le meilleur moment pour les envoyer ?
• Couverture — Comme déjà mentionné, quand ces certificats sortent vous allez obtenir beaucoup d’activité de retour dans. Avez-vous une couverture d’équipe pour les questions inévitables que vous allez recevoir ?

4. Suivi : Les certificats sont sortis, il y a beaucoup de va-et-vient, et comme les gens commencent à compléter leurs certificats, vous commencez à remarquer qui n’a pas. Peut-être que ce sont les suspects habituels. Peut-être que ce sont les nouveaux. Voici quelques facteurs de motivation potentiels, quels qu’ils soient.

• Rappels : il s’agit de rappels par courrier électronique direct. À quelle fréquence les envoyez-vous ? À quel moment les procrastinateurs vous accordent-ils simplement ?
• Vary The Medium : la messagerie ne se mesure pas au courrier électronique. Utilisez les tableaux de bord de votre logiciel de conformité (plus d’informations à ce sujet ci-dessous). Utilisez le système de télévision interne de l’entreprise. Faites des appels téléphoniques si vous en avez besoin. Pour les plus hauts aïdeurs, un coup à la porte a été connu pour obtenir des résultats.
• Escalade : à quel moment copiez-vous les gestionnaires ? À quel moment suspendez-vous la capacité d’un dawdler à exécuter des transactions ?
• Bon logiciel — Le logiciel de conformité peut faire ou défaire cette phase de suivi du processus de certs. Pouvez-vous définir des rappels automatisés ? Pouvez-vous définir des points d’escalade automatisés ?
• Fun And Games — Faites-en une compétition. Envisagez de faire une carte de pointage d’achèvement département par département. Offrez un prix à l’équipe gagnante.
• Sortez des sentiers battus — Une société financière d’entreprise était connue pour utiliser son service téléphonique de reprise après sinistre, qui fait partie de son plan de continuité des activités, pour appeler les procrastinateurs d’appels automatisés.

5. Examen : Félicitations. Vous êtes allé de l’autre côté. Votre date d’échéance interne est passée, bien que le travail reste. Certains employés n’ont jamais terminé leurs certificats, ce qui place l’entreprise en territoire de violation de la SEC. Il est temps pour une dernière poussée, puis un examen, puis un regard vers l’avenir.

• Vérifiez et vérifiez à nouveau : assurez-vous de savoir qui l’a fait et qui n’a pas terminé son certificat. Vous avez commencé à vérifier les destinataires. Il est maintenant temps de revérifier cette liste initiale.
• Résultats de l’examen — Y a-t-il des résultats que vous devez examiner ? Pour certaines réponses ? Pour des éléments spécifiques qui devaient être abordés dans certaines certifications ? Tous les certificats ne sont pas créés égaux.
• Déclarants tardifs — La SEC est très préoccupée par le fait que votre entreprise a mis en place une politique sur les certificats et qu’elle a fait tout ce qu’elle pouvait pour traiter avec les déclarants tardifs, y compris les amendes d’émission. Assurez-vous de tout documenter. Le bon type de logiciel peut vous aider à prouver vos efforts de conformité (voir ci-dessous).
• Penser à l’avenir – Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas été le cas ? Certaines de vos méthodes de messagerie ont-elles mieux fonctionné que d’autres ? Documentez tout commentaire et gardez-le à portée de main pour la prochaine fois. Votre logiciel de conformité doit être capable de fournir toute la capacité de documentation dont vous avez besoin.

OBTENIR LA BONNE
TECHNOLOGIENous avons déjà mentionné l’utilisation de la technologie de conformité dans une certaine mesure, en utilisant votre plate-forme de conformité pour effectuer des tâches telles que l’envoi d’e-mails de rappel automatisés, la définition de points d’escalade automatisés, la documentation de vos résultats, etc. Mais les technologies émergentes peuvent faire même ces capacités révolutionnaires un mieux. Cette technologie, ce sont des tableaux de bord, et elle est enfin arrivée à la conformité financière.

Les tableaux de bord, également connus sous le nom d’analyses intégrées, sont des systèmes de création de rapports dynamiques qui fonctionnent en temps quasi réel. Ils font automatiquement apparaître des données critiques et des emballages et les présentent dans un format facilement digestible et facilement consommable à la conformité, généralement via la plate-forme de conformité existante de l’entreprise. Les tableaux de bord maintiennent efficacement les équipes au courant – jusqu’à un niveau très granulaire – sur qui dans l’entreprise a terminé ses certifications et qui ne l’a pas fait. Mais de manière encore plus transformatrice pour les équipes de conformité, ces informations peuvent également être facilement mises à la disposition des superviseurs et des responsables hiérarchiques via la même technologie de tableau de bord : généralement, encore une fois, via la plate-forme de conformité existante de l’entreprise.

Le fait de mettre ces données de conformité critiques à la disposition des superviseurs plus bas dans la hiérarchie de l’entreprise, souvent appelées la première ligne de défense, signifie que les responsables de la conformité peuvent transmettre une partie du travail de surveillance de la conformité le plus basique qu’ils ne pouvaient auparavant effectuer qu’auparavant. Non seulement cela allège la charge de travail de l’équipe de conformité, mais cela a l’avantage supplémentaire de mettre les membres de la direction qui sont les plus proches de la population générale d’employés en charge de s’assurer que les tâches importantes, comme les certifications, sont effectuées à temps. Ou même à l’avance, avec la conformité capable d’évaluer rapidement les taux d’achèvement à l’échelle de l’entreprise et d’exercer des pressions sur les gestionnaires dont les subordonnés directs ne restent pas au-dessus de leurs responsabilités de conformité.

Les tableaux de bord de conformité peuvent également être utiles pour démontrer la conformité de l’entreprise. En plus des outils de reporting traditionnels de votre plate-forme, ils permettent de démontrer facilement aux régulateurs dans quelle mesure vous respectez les certificats ainsi que la façon dont vous vous maintenez. Dans ce cas, de la manière la plus moderne et la plus fiable possible.