5 caractéristiques Tout bon produit de salle de contrôle de la conformité aura
Les salles de contrôle ne sont plus seulement pour les grandes banques. Si vous êtes à la recherche d’une solution logicielle, voici ce qu’il faut rechercher
Il était une fois, les salles de contrôle étaient presque exclusivement la province des banques d’investissement ou des institutions financières à grande échelle similaires : de grandes entreprises animées avec de grandes parties de transaction animées qui nécessitaient une surveillance constante par une équipe de spécialistes formés pour repérer les conflits d’intérêts potentiels et les contrôler. Ces entreprises ont encore besoin de salles de contrôle, potentiellement plus que jamais. Mais on se rend de plus en plus compte que les salles de contrôle et la gamme émergente de solutions logicielles qui répondent spécifiquement à leurs besoins hautement spécialisés peuvent être utiles à un éventail beaucoup plus large de sociétés financières qu’on ne le pensait auparavant.
« Lorsque nous avons commencé à développer compliance control room », déclare Tim Ward, directeur de la stratégie produit et du marketing pour StarCompliance, « nous avons supposé que le produit final s’appliquerait exclusivement aux banques d’investissement : le monde des fusions et acquisitions, des papes, des offres de dettes, etc. Au cours de la construction, ce que nous avons appris, c’est qu’il y a un bon cas d’utilisation pour toutes sortes d’autres entreprises. Toute personne qui gère MNPI, par exemple, a un bon cas d’utilisation pour la salle de contrôle de la conformité, tout comme les entreprises qui fournissent des prêts ou du financement ou qui ont des participations importantes.
Donc, que votre entreprise arbore un profil de salle de contrôle traditionnel – avec des volumes de données liées aux transactions zigzaguant dans toutes les directions – ou une fonction de conformité moins chaotique mais non moins essentielle, voici une liste de fonctionnalités essentielles que vous devriez être à l’affût lorsque vous magasinez pour une solution logicielle de salle de contrôle.
1. FACILITÉ D’UTILISATION
La facilité d’utilisation devrait aller de soi, mais tant que le logiciel sous toutes ses formes myriades existe, malheureusement, il ne peut pas ; il existe encore de nombreux logiciels au niveau de l’entreprise qui ne sont pas conçus d’abord et avant tout avec l’utilisateur final à l’esprit.
Votre logiciel de salle de contrôle va obtenir une séance d’entraînement. Le but est d’éliminer le fardeau manuel ou semi-manuel d’imposition auquel votre équipe de conformité est actuellement confrontée : essayer de garder une trace de qui est impliqué dans quoi et qui a dit quoi à qui pour les centaines ou les milliers d’affaires que votre société financière d’entreprise peut avoir en mouvement, peut-être au mieux avec un mélange rudimentaire de feuilles de calcul et de courriels.
Les équipes de salle de contrôle sont généralement petites et mettent l’accent sur leurs performances. Un logiciel de salle de contrôle intuitif et facile à utiliser pour vos personnes de première ligne, y compris les parties prenantes des ententes, signifiera moins de stress, une efficacité accrue et moins de potentiel pour les types d’erreurs qui pourraient mettre votre entreprise en danger.
2. FACILITÉ D’INTÉGRATION
La facilité d’intégration est le type de fonctionnalité de logiciel d’entreprise qui est trop facilement, et trop souvent, négligé. Pour que votre logiciel de salle de contrôle fasse vraiment son travail, pour fonctionner à sa plus grande capacité de contre-vérification et d’analyse des données critiques de transaction de l’ensemble de votre entreprise, il doit être connecté à d’autres systèmes de l’entreprise. Ceux-ci peuvent inclure la gestion des affaires, la gestion des commandes, les ressources humaines et les systèmes de recherche.
Lorsque votre nouveau logiciel de salle de contrôle sera mis en œuvre, l’une des priorités de l’équipe de fournisseurs sera de l’intégrer à ces systèmes existants. Les logiciels conçus avec la facilité d’intégration à l’esprit rendront votre mise en œuvre plus fluide et plus rapide. Cela vous aidera également à garder les données fluides de manière fiable lorsque votre nouvelle plate-forme de salle de contrôle est opérationnelle et qu’elle est vraiment comptée au jour le jour. Et à une époque où les entreprises dépendent d’applications externes pour mener leurs activités commerciales de base autant qu’elles le font pour les applications internes, les intégrations faciles peuvent faire toute la différence en ce qui concerne les logiciels de salle de contrôle.
3. LA VUE LA PLUS LARGE POSSIBLE DE MNPI
Il y a beaucoup d’informations critiques sur les opérations qui circulent autour d’une institution financière à un moment donné. Et ce MNPI n’est en aucun cas garanti pour provenir uniquement du côté de l’accord d’une entreprise. Il peut tout aussi bien provenir du côté public. Mais vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne savez pas, et peu importe d’où il vient, MNPI non comptabilisé peut mettre en danger les transactions et les réputations.
Garder une trace de toutes ces informations errantes est l’une des tâches les plus importantes d’une salle de contrôle. Ainsi, un logiciel qui fournit à votre équipe la vue la plus large possible de MNPI est essentiel à la mission. Recherchez une plate-forme qui offre une fenêtre sur le côté public d’une entreprise et son côté transaction, avec une capacité de reporting à l’échelle de l’entreprise qui permet aux personnes n’importe où dans l’entreprise de signaler rapidement et facilement la réception de MNPI – en veillant à ce que l’activité en question se rende à la salle de contrôle et que les mesures appropriées soient prises.
4. INTÉGRITÉ ET VISIBILITÉ
DES DONNÉES ASSURÉESUn fournisseur de logiciels de conformité doit agir ensemble lorsqu’il s’agit de sécuriser vos données. Recherchez un fournisseur qui fait tout son chemin, à tout le moins sur son site Web, pour rassurer les clients et les prospects sur les longueurs qu’il met à s’assurer que toutes les données qu’il est chargé de traiter sont conservées dans un environnement sécurisé. Cela peut inclure des mesures physiques, comme la mise en place de ses serveurs dans des cages verrouillées dans une installation protégée, aux mesures de réseau et d’application, comme la technologie de défense en profondeur et l’authentification unique.
L’intégrité des données et la visibilité des données ont également l’idée que la salle de contrôle d’une société financière doit être l’endroit où toutes les données liées aux opérations sont intégrées pour être organisées, analysées et enregistrées. Et une équipe de la salle de contrôle ainsi que la direction de la conformité doivent avoir la certitude absolue que tout ce qui passe par ce lien d’information est là non seulement à des fins d’analyse immédiate et de compensation de transaction, mais aussi pour un examen ultérieur si le besoin s’en fait sentir. En d’autres termes, la tenue de dossiers et les pistes de commande appropriées sont une fonctionnalité aussi vitale que n’importe quelle autre lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de salle de contrôle.
La visibilité des données permet également d’obtenir une bonne génération de rapports et une bonne préparation à l’audit. Votre logiciel doit être en mesure de maintenir une piste d’audit détaillée pour chaque événement de modification, de création ou de suppression. Il devrait également être en mesure de générer des informations de gestion significatives et des analyses perspicaces sur tous les aspects clés de l’activité de transaction, y compris les conflits, les violations et les résolutions. Tout cela pour toute transaction que l’entreprise a en cours et à tout moment dans le cycle de vie de la transaction.
5. UN ACCENT SUR LA CENTRALISATION ET LA RATIONALISATION
Les salles de contrôle sont des centres nerveux et sont déjà suffisamment occupées. Les équipes de salle de contrôle ont donc besoin de toute l’aide qu’elles peuvent obtenir. Les logiciels doivent être construits à partir de zéro pour centraliser, rationaliser et faire tout leur possible pour simplifier les opérations de la salle de contrôle. Pour les sociétés financières qui opèrent à la fois au niveau national et international, cela signifie donner à toutes les parties prenantes – comme les membres de l’équipe de transaction, les équipes de salle de contrôle et le leadership en matière de conformité – une plate-forme unique et connectée à l’échelle mondiale à partir de laquelle elles peuvent effectuer des mises à jour des accords, lancer des demandes de flux de travail et afficher des informations et des données clés sur les opérations.
La gestion des listes de surveillance et des listes restreintes est une autre activité en haut de la liste de tâches d’une salle de contrôle. Recherchez un logiciel doté de capacités complètes de gestion de listes, idéalement avec la capacité d’associer des entrées jusqu’au niveau du projet et au type de restriction requise, ainsi que de publier des listes de surveillance ou des listes restreintes aux systèmes en aval. Avoir un écrasement d’offres en mouvement est une bonne chose, tant que votre équipe de salle de contrôle peut rester au top de tout cela.
