3 façons d’optimiser la formation à la conformité et les logiciels de conformité
Craignez-vous que vos employés ne tirent pas le meilleur parti de leur logiciel de conformité, ce qui les rend moins susceptibles de l’utiliser et expose l’entreprise à un plus grand risque d’infraction à la réglementation ? Voici comment tirer le meilleur parti de votre formation logicielle de conformité, et à son tour tirer le meilleur parti de votre logiciel de conformité
La formation traditionnelle des employés a tendance à avoir un début et une fin clairs. Après que les entreprises ont intégré les employés, ils ont suivi certains cours et sont passé aux emplois pour lesquelles ils ont été embauchés. Mais dans de nombreuses circonstances, la formation la plus efficace n’a en fait pas de fin ; il est continu et aide les employés à apprendre de nouvelles choses au fur et à mesure. Certaines professions adoptent cette méthodologie. Les pilotes, par exemple, n’arrêtent pas d’apprendre après leur formation initiale. Ils doivent suivre une formation régulièrement tout au long de leur carrière pour garder leur permis valide.
Les employés des services financiers peuvent bénéficier de structures de formation conçues de manière similaire, en particulier en ce qui concerne les logiciels de conformité. Les responsables de la conformité peuvent introduire un logiciel pour aider les employés à effectuer les tâches de conformité plus efficacement, mais sans formation adéquate et continue sur la plate-forme, cela risque d’être un ajout frustrant aux journées de travail déjà occupées. Si l’objectif est de faciliter l’exécution des tâches de conformité pour les employés, vous devez les former régulièrement. Il est peu probable qu’ils se souviennent des détails sur la façon d’effectuer toutes les tâches nécessaires à partir d’une grande session de formation initiale, surtout s’ils n’ont pas réellement besoin d’effectuer ces tâches de conformité avant des semaines, voire des mois plus tard.
ADAPTER LA FORMATION EN CONFORMITÉ POUR RÉPONDRE AUX BESOINS DES EMPLOYÉS LÀ OÙ ILS SE TROUVENT
La formation continue est donc essentielle à l’adoption de logiciels, et lorsque vos employés utilisent réellement votre logiciel de conformité correctement, ils peuvent aider à réduire le risque de votre entreprise de dépasser les limites réglementaires. La plate-forme STAR intègre une formation continue dans ses flux de travail, de sorte que chaque fois que les employés commencent une nouvelle tâche, ils peuvent voir une procédure pas à pas qui leur indiquera comment la terminer étape par étape. Au-delà de cela, les agents de conformité peuvent prendre quelques mesures pour s’assurer que la formation continue en matière de conformité est utile pour les employés :
1. RENDRE LA FORMATION RELATABLE
La meilleure façon de former les employés d’une manière qui restera dans leurs souvenirs est de créer un lien significatif. Démontrer comment les plateformes de conformité, les nouvelles réglementations ou toute autre question liée à la conformité sur laquelle vous vous entraînez s’appliquent à leur travail quotidien. Utilisez des exemples de la vie réelle pour rendre les informations que vous avez besoin qu’ils connaissent plus mémorables et significatives. Lorsque les employés comprennent comment l’information sur laquelle ils reçoivent une formation leur sera réellement bénéfique dans leurs rôles, ils sont plus susceptibles d’écouter de plus près et de mieux les conserver.
2. ENTRAÎNEZ-VOUS EN PETITS GROUPES ET EN COURTES RAFALES
De longues séances d’entraînement avec de grands groupes de personnes peuvent être fastidieuses et ennuyeuses. Et si le groupe comprend un mélange d’employés avec des rôles et des responsabilités différents, tout dans la présentation n’est pas susceptible d’être pertinent pour toutes les personnes présentes. L’attention diminuera et les employés pourraient ne pas être en mesure de conserver l’information qui est réellement importante pour eux. Avec de plus petits groupes divisés par fonction de travail, les employés peuvent apprendre de manière plus ciblée et applicable. Les séances de formation peuvent également être plus courtes, ce qui est un meilleur moyen de garder l’attention des employés.
3. UTILISEZ DES MÉDIAS ATTRAYANTS POUR RENDRE LA FORMATION MÉMORABLE
La formation sur les logiciels de conformité n’a pas besoin d’avoir l’impression de lire un manuel juridique. Le matériel de formation sera beaucoup plus utile si les employés peuvent facilement les comprendre et s’engager avec eux. Par exemple, de courtes vidéos peuvent faire de très bonnes invites d’entraînement. Ils sont rapides, visuels et un format familier pour les employés. Les fiches-conseils et les listes de contrôle interactives sont également utiles ; ils veillent à ce que les employés se sentent propriétaires de leur propre formation.
La formation devrait être plus qu’une case que les employés doivent cocher avant de pouvoir faire leur « vrai » travail. Il devrait s’agir de possibilités d’éducation continue qui leur apportent de la valeur et les aident à faire leur travail plus efficacement. Et en ce qui concerne les logiciels de conformité, une formation continue peut garantir que les employés accomplissent leurs tâches de conformité et aident donc à garder votre entreprise hors de l’eau chaude réglementaire.
