5 Funktionen, die die beste Kontrollraum-Software haben wird
Um Sie auf einen Monat voller Blogs zu allen Themen rund um den Kontrollraum vorzubereiten – einschließlich eines bahnbrechenden Updates zum Compliance-Kontrollraum – bieten wir Ihnen diese Einführung in die wichtigsten Aspekte beim Kauf von Kontrollraum-Software.
Vor Ende 2020 wird StarCompliance die neueste Version von Compliance Control Room veröffentlichen – der automatisierten Kontrollraum-Softwarelösung, die die Art und Weise verändert, wie Finanzunternehmen Geschäfte abwickeln und Risiken managen. In den nächsten fünf Wochen werden wir an dieser Stelle über die Markteinführung des neuen Produkts berichten, mit Kontrollraumexperten von Star und anderswo sprechen und eine Vorschau auf unser kommendes E-Book „The Compliance Control Room Handbook“ bieten. Um Ihr Gedächtnis in Bezug auf die Kontrollraumfunktion aufzufrischen, geben wir Ihnen heute zunächst diese Kontrollraum-Einführung – die fünf Funktionen, die jede gute Kontrollraum-Software haben sollte. Genießen.
1. BENUTZERFREUNDLICHKEIT
Dies sollte eigentlich selbstverständlich sein, ist aber bedauerlicherweise nicht möglich, da es Software in allen ihren Formen gibt. Es gibt immer noch jede Menge Software auf Unternehmenebene, die nicht in erster Linie für Endbenutzer entwickelt wurde. Ihre Endbenutzer sind in diesem Fall Leitstellenmitarbeiter und Mitglieder des Deal-Teams, und sie werden Ihre Leitstellensoftware jeden Tag auf Herz und Nieren prüfen.
Eine grafische Benutzeroberfläche, in der sich Benutzer intuitiv zurechtfinden – das Erste, was sie sehen – sollte auch das Erste sein, worauf Sie bei einer Kontrollraum-Software achten. Unternehmen für Verbrauchersoftware haben dies schon vor langer Zeit begriffen und Unternehmen für Unternehmenssoftware haben dies nun endlich auch begriffen. Endbenutzer sollten in der Lage sein, mithilfe von Prozessen wie Schritt-für-Schritt-Assistenten problemlos neue Deals zu erstellen. Diese Assistenten erfassen alle dealbezogenen Informationen, die die Compliance-Abteilung für die Prüfung, Freigabe und sogar Auditierung benötigt. Endbenutzer sollten außerdem in der Lage sein, aktive Geschäfte über mehrere Rechtsräume hinweg zu verwalten und zu aktualisieren, wichtige Informationen anzuzeigen und Workflow-Anfragen von einer einzigen, zentralen Plattform aus zu initiieren.
Kontrollraummitarbeiter und Deal-Team-Banker gehören zur Elite ihrer Berufe und auf ihre Leistung wird höchste Aufmerksamkeit gerichtet. Eine Kontrollraum-Software, die für die Mitarbeiter an der Front intuitiv und einfach zu verwenden ist, führt dazu, dass Geschäfte schneller abgewickelt werden und das Risiko für das Unternehmen geringer ist.
2. EINFACHE INTEGRATION
Die einfache Integration ist eine Funktion von Unternehmenssoftware, die allzu leicht und allzu oft übersehen wird. Damit die Software Ihres Kontrollraums ihre Aufgabe wirklich erfüllen kann – nämlich mit maximaler Kapazität arbeiten kann, damit die Teams geschäftskritische Daten prüfen und analysieren und potenzielle Konflikte im gesamten Unternehmen aufdecken können – muss sie mit anderen Unternehmenssystemen verbunden sein. Hierzu können das Dealmanagement, die Personalabteilung, die Forschung und auch Ihr System zur Überwachung von Mitarbeiterkonflikten gehören. Bei der Implementierung Ihrer neuen Kontrollraumsoftware wird die Integration in die vorhandenen Systeme eine der Prioritäten des Lieferantenteams sein.
Bei der Entwicklung einer Software wurde auf eine einfache Integration geachtet, sodass die Implementierung reibungsloser und schneller verläuft. Darüber hinaus sorgt es dafür, dass der Datenfluss zuverlässig bleibt, wenn Ihre neue Kontrollraumplattform betriebsbereit ist und tagtäglich genutzt wird. Und in einer Zeit, in der Unternehmen für die Durchführung ihrer Kerngeschäftsaktivitäten ebenso auf externe wie auf interne Apps angewiesen sind, können einfache Integrationen bei Kontrollraum-Software den entscheidenden Unterschied machen. Moderne Kontrollraum-Software ist ein Aggregator. Ein Informationszentralisator. Möglichst viele Dealdaten an einem Ort zusammenführen. All dies führt zu einem vereinfachten Scannen wichtiger Informationen, was zu schnelleren und sichereren Entscheidungen sowie klareren Erkenntnissen für die Mitarbeiter im Kontrollraum führt.
3. DIE GRÖSSTE MÖGLICHE SICHT AUF MNPI
In einem Finanzunternehmen sind zu jedem Zeitpunkt viele für einen Geschäftsabschluss entscheidende Informationen im Umlauf. Wesentliche nicht öffentliche Informationen. MNPI. Und es gibt keine Garantie dafür, dass dieser MNPI ausschließlich von der Geschäftsseite eines Unternehmens stammt. Es kann genauso gut von öffentlicher Seite kommen. Aber Sie können nichts verwalten, was Sie nicht kennen, und ungeachtet der Herkunft können nicht erfasste MNPI Geschäfte und den Ruf gefährden.
Den Überblick über all diese Informationen zu behalten, ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Kontrollraums. Daher ist eine Software, die Ihrem Team einen möglichst umfassenden Überblick über MNPI bietet, von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach einer Plattform, die einen Einblick in die öffentliche Seite eines Unternehmens bietet und auf der Deal-Seite mit einer unternehmensweiten Berichtsfunktion, die es Mitarbeitern überall im Unternehmen ermöglicht, den Erhalt von MNPI schnell und einfach zu melden. So wird sichergestellt, dass die fragliche Aktivität den Weg zum Kontrollraum findet und die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden.
4. GEWÄHRLEISTUNG DER DATENINTEGRITÄT UND DATENSICHTBARKEIT
Wenn es um die Sicherung von Kundendaten geht, muss ein Anbieter von Compliance-Software seine Aufgaben im Griff haben. Suchen Sie nach einem Anbieter, der seinen Kunden und Interessenten die Gewissheit gibt, dass alle von ihm verarbeiteten Daten in einer sicheren Umgebung aufbewahrt werden. Dies kann sowohl physische Maßnahmen (wie die Unterbringung der Server in verschlossenen Käfigen in einer bewachten Einrichtung) als auch Netzwerk- und Anwendungsmaßnahmen (wie Defense-in-Depth- Technologie und Single Sign-On) umfassen. Solche Informationen sollten für Interessierte leicht zugänglich sein, unter anderem auf der Website des Unternehmens.
Datenintegrität und Datentransparenz spiegeln auch die Idee wider, dass der Kontrollraum eines Finanzunternehmens der Ort sein muss, an den alle geschäftsbezogenen Daten fließen, um organisiert, analysiert und aufgezeichnet zu werden. Und die Mitarbeiter im Kontrollraum sowie die Compliance-Leitung müssen sich darauf verlassen können, dass alles, was durch diesen Informationsknoten geht, nicht nur für die sofortige Analyse und Geschäftsabwicklung, sondern auch für eine spätere Prüfung zur Verfügung steht. Daher sind eine ordnungsgemäße Datenaufzeichnung und Auftragsverfolgung ein ebenso wichtiges Merkmal wie alle anderen, wenn es um die Auswahl einer Kontrollraum-Software geht. Eine gute Software sollte in der Lage sein, für jedes Änderungs-, Erstellungs- oder Löschereignis ein detailliertes Prüfprotokoll zu führen. Darüber hinaus sollte es in der Lage sein, aussagekräftige Managementinformationen zu allen wichtigen Aspekten der Geschäftsaktivität zu generieren, einschließlich Konflikten, Verstößen und Lösungen. Dies alles gilt für alle Geschäfte, die das Unternehmen zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus des Geschäfts in Gang hat.
5. Fokus auf Zentralisierung und Rationalisierung
Aus dieser Fähigkeit ergibt sich tatsächlich alles andere, was oben aufgeführt ist. Kontrollräume sind Nervenzentren und darüber hinaus sehr geschäftig. Die Software sollte von Grund auf so entwickelt werden, dass sie die Abläufe im Kontrollraum zentralisiert, rationalisiert und möglichst vereinfacht. Für national und international tätige Finanzunternehmen bedeutet dies, allen Beteiligten – den Mitgliedern des Deal-Teams, den Teams im Kontrollraum und der Compliance-Leitung – eine einzige, global vernetzte Plattform zur Verfügung zu stellen, von der aus sie Deal-Updates vornehmen, Workflow-Anfragen initiieren und wichtige Deal-Informationen und -Daten einsehen können. Die Verwaltung von Beobachtungslisten und eingeschränkten Listen ist eine weitere Aktivität, die ganz oben auf der Aufgabenliste eines Kontrollraums steht. Suchen Sie nach einer Software mit umfassenden Funktionen zur Listenverwaltung, idealerweise mit der Möglichkeit, Einträge bis auf Projektebene und Art der erforderlichen Einschränkung zuzuordnen und Beobachtungslisten oder eingeschränkte Listen in nachgelagerten Systemen zu veröffentlichen. Für Ihr Finanzunternehmen ist es großartig, wenn viele Geschäfte in Bearbeitung sind, solange Ihr Kontrollraumteam den Überblick über alles behält.
Steve Brown, ein erfahrener Kontrollraum-Mitarbeiter, der mit Star an dem bereits erwähnten, bald erscheinenden E-Book zusammenarbeitet, äußerte sich wie folgt dazu, wie sehr sich der Job seit seinem Berufseinstieg vor fast 30 Jahren verändert hat und welchen Unterschied Technologie und Automatisierung im Leben eines Kontrollraum-Mitarbeiters gemacht haben: „Es geht darum, Beziehungen und Verhalten aus einer Aufsichts- und Kontrollperspektive zu verfolgen, unabhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens. Sie suchen immer nach Mustern. Und genau hier sind Software und Automatisierung eine echte Hilfe: beim Erkennen von Zusammenhängen und Mustern. Je mehr Sie wissen, desto einfacher können Sie mehrere Quellen überwachen und desto erfolgreicher ist Ihr Unternehmen.“
