4 Anzeichen dafür, dass Sie Ihren Kontrollraum automatisieren müssen

Wenn Sie immer noch nicht von den Vorteilen der Automatisierung überzeugt sind oder mit Zweiflern in Ihrem Unternehmen zu tun haben, kann dieser Blog helfen

Kontrollräume sind das Nervenzentrum eines Finanzunternehmens. Der Knotenpunkt, durch den alle geschäftsbezogenen Daten laufen müssen, um organisiert, analysiert und aufgezeichnet zu werden. Aber so wichtig sie für den sicheren und profitablen Betrieb eines Unternehmens auch sind, die Kontrollräume werden in der Regel mit einer Minimalbesatzung betrieben: vielleicht fünf oder sechs Personen, die dafür verantwortlich sind, potenzielle Interessenkonflikte bei Hunderten oder sogar Tausenden von Geschäften unter Kontrolle zu halten, die alle gleichzeitig in Bewegung sind und bei denen sich alle Daten überkreuzen.

Sicher und profitabel. Das ist der Haken an der Sache. Die Geschäfte müssen schnell abgewickelt werden, damit sie nicht verloren gehen. Aber Schnelligkeit darf nicht auf Kosten der Sorgfalt gehen: Sie müssen sicherstellen, dass keine internen oder externen Grenzen überschritten werden, die nicht überschritten werden sollten. Das ist der Kampf, den die Teams in den Kontrollräumen jeden Tag ausfechten, bewaffnet vielleicht nur mit Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten. Aber diesen Krieg des 21. Jahrhunderts mit Waffen des 20. Jahrhunderts zu gewinnen, wird immer schwieriger. Die Regulierung nimmt weltweit zu, immer mehr Geschäfte werden über Grenzen und Handelsblöcke hinweg getätigt, und die Finanzinstitute selbst agieren auf einem immer komplexeren Niveau.

Automatisierung kann helfen. Das versprechen wir. Wenn Sie aber immer noch nicht ganz überzeugt sind oder vielleicht noch ein paar Argumente suchen, die Sie der Unternehmensleitung vorlegen können, dann könnte Ihnen das Folgende helfen.
1. ERHÖHTER UMSATZ
Kontrollraumteams sind die Elite der Compliance-Welt. Die Mitarbeiter an der Frontlinie haben in der Regel mehr Erfahrung als alle anderen in der Abteilung. Ihr Job ist hochkarätig und ihre Leistung steht im Mittelpunkt des Interesses des oberen Managements, da die Geschäftsseite eines Unternehmens traditionell ein wichtiges Profitcenter ist. Auch diese kleine Gruppe steht unter großem Druck, die Geschäfte schnell und sicher abzuwickeln.

Wenn die Fluktuation in Ihrem Kontrollraumteam größer ist, als Sie es gewohnt sind oder als Sie es wünschen, kann Automatisierung den Unterschied ausmachen. Die richtige Kontrollraum-Software organisiert die Flut der eingehenden Informationen, automatisiert die zeitaufwändigsten und nervenaufreibendsten Aspekte der Verwaltung und ermöglicht es Ihren Leistungsträgern, die kognitiv anspruchsvolleren Aufgaben zu erledigen, die sie ohnehin erledigen sollten.

2. ERHÖHTE VERSTÖSSE
Ein offensichtlicher Punkt, der aber zweifellos ein wenig mehr Zeit zum Nachdenken wert ist. Wenn Sie von den Aufsichtsbehörden immer mehr über die Dinge hören, die Sie nicht hören wollen, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Kontrollraum, nun ja, die Kontrolle verloren hat. Und wenn Sie Vertrauen in die Mitarbeiter im Kontrollraum haben, sollten Sie überlegen, ob sie nicht zu sehr belastet sind, um ihre Arbeit zu erledigen.

Aber selbst wenn sie nicht überfordert scheinen, könnte es sein, dass das manuelle oder halb-manuelle Kontrollraum-«System» ihnen nicht die Informationen liefert, die sie in der richtigen Form benötigen, um das zu tun, was sie tun müssen. Größere Unternehmen haben einen Überfluss an zickzackförmigen Geschäftsdaten, die gebündelt und katalogisiert werden müssen. Aber auch kleinere Firmen müssen die Beobachtungs- und Sperrlisten genau im Auge behalten. Kontrollraum-Software ist nicht mehr nur etwas für die großen Investmentbanken.

3. WENIGER ABGESCHLOSSENE DEALS
Auch hier gilt: Für eine große Bank oder ein ähnlich großes Finanzinstitut kann das Geschäft ein großes Profitcenter sein. Geschäfte müssen mit Sorgfalt, aber auch schnell abgewickelt werden. Ihre Deal-Teams stehen höchstwahrscheinlich im Wettbewerb mit Deal-Teams anderer Firmen – alle arbeiten gegen die Uhr, um das beste Geschäft für einen Kunden in einem bestimmten Zeitrahmen oder vielleicht sogar so schnell wie möglich abzuschließen.

Da die Uhr für das Deal-Team tickt, tickt sie auch für das Kontrollraum-Team. Eine gute Kontrollraum-Software nimmt Ihrem Kontrollraum-Team nicht nur den größten Teil des manuellen Aufwands beim Sortieren der vorliegenden Fakten ab, sondern liefert auch ein möglichst vollständiges Bild der Situation. Wenn Ihr Unternehmen also einen Rückgang bei der Zahl der erfolgreich abgeschlossenen Geschäfte zu verzeichnen hat, könnte die richtige Software das Blatt wenden.

4. UNGEWÖHNLICH SCHMERZENDE AUDITS
Audits oder behördliche Prüfungen sind sicherlich nie ein willkommenes Ereignis, aber sie müssen nicht die Torturen sein, die sie manchmal sind. Ein umfassendes Prüf- und Berichterstattungspaket ist ein wesentlicher Bestandteil jeder guten Kontrollraum-Software. Eine solche Suite führt einen detaillierten Prüfpfad für jedes Erstellungs-, Änderungs- oder Löschungsereignis für ein Geschäft. Es generiert aussagekräftige Managementinformationen und aufschlussreiche Analysen zu jedem wichtigen Aspekt der Geschäftsaktivitäten, einschließlich Konflikten, Verstößen und Lösungen.

Und es ist zu jedem Zeitpunkt des Geschäftslebenszyklus jederzeit prüfungsbereit. Diese Fähigkeit würde sowohl für interne als auch für externe Audits gelten. Kontrollraum-Software mit guten Aufzeichnungskapazitäten kann den Mitarbeitern des Kontrollraums auch mehr Sicherheit geben, d.h. die Möglichkeit, die Einzelheiten der Abwicklung eines Geschäfts nachzuvollziehen, kann nicht nur Aufschluss darüber geben, ob ein Job schlecht gemacht wurde, sondern auch über einen gut gemachten Job.